Interne communicatie is één van de belangrijkste drijfveren voor de algemene performance en veerkracht van een bedrijf. Als het goed gebeurt, houdt het medewerkers niet alleen op de hoogte, maar ook betrokken, gewaardeerd en geëngageerd, wat automatisch leidt tot betere prestaties. Maar hoe weet je wanneer je interne communicatie 'goed' is of niet? Dat is onmogelijk te zeggen zonder het structureel te meten.

Een recent onderzoek van Gallagher concludeert een zorgwekkend gegeven: tweederde van de ondervraagde interne communicatiespecialisten meet het succes en de impact van hun interne berichtgeving niet. Bovendien vraagt de meerderheid van leidinggevenden nooit naar cijfers en rapportage rond interne communicatie. Dat is zeer verrassend, als je bedenkt dat het rapporteren van cijfers een kernelement is binnen elke bedrijfsstrategie. Vergelijk het met een Sales afdeling die je niet kan vertellen wat de verkoopsinkomsten zijn, of een Marketing afdeling die niet rapporteert over de leads die ze hebben gegenereerd met hun campagnes. Opmerkelijk maar waar: als het op interne communicatie aankomt, zeilt de meerderheid nog steeds blind.

WAAROM IS HET METEN VAN INTERNE COMMUNICATIE BELANGRIJK?

Bereiken je berichten het voltallige personeel, zelfs de meest remote collega's? En zoja, hoe worden ze ervaren? Wat is het algemene sentiment van je collega's, is er een verschil tussen het kantoorpersoneel en de arbeiders? Of tussen twee specifieke afdelingen of locaties? Kent en begrijpt iedereen binnen de organisatie de visie, waarden en doelstellingen van het bedrijf? Het spreekt voor zich dat de antwoorden op deze vragen uiterst waardevol zijn als je wilt groeien en een blijvende positieve verandering teweeg wilt brengen in de organisatie.

WAAROM IS HET ZO MOEILIJK OM TE METEN?

• Statistieken en cijfers rond interne communicatie zijn meestal verspreid over verschillende afdelingen, kanalen en platformen
• KPI's voor interne communicatie komen niet 100% overeen met bedrijfsresultaten, dus is het niet altijd duidelijk wat er gemeten en gerapporteerd moet worden
• Misvattingen rond interne communicatie maken het vaak moeilijk te begrijpen wat het juist betekent of wat het 'kan' betekenen voor een organisatie
  
  

5 STAPPEN OM INTERNE COMMUNICATIE TE METEN 

1. Inventariseer je communicatiekanalen
   
   Welke kanalen gebruik je voor interne communicatie? Meestal kunnen deze onderverdeeld worden in twee categorieën: operationele communicatie en bedrijfscommunicatie.
   
   Operationele communicatiekanalen zijn onderdeel van het dagelijks werk: e-mail, Slack, MS Teams, messaging/chat platforms, prikborden,.. maar omvatten ook face-to-face fora zoals teamvergaderingen, veiligheidsupdates of officieuze 'coffee-talks'.
   
   Bedrijfscommunicatiekanalen worden gebruikt om bedrijfsbrede, strategische en belangrijke top-down informatie te verspreiden. Denk aan een intranet, e-mail, interne nieuwsbrieven, townhall meetings, etc..
   
   
2. Ga na of je kanalen hun doel bereiken
   
   Onderzoek of iedereen toegang heeft tot de communicatiekanalen en informatie. Met de opkomst van telewerken is het nog belangrijker geworden om ervoor te zorgen dat iedereen dezelfde informatie ontvangt, waar ze zich ook bevinden. Hetzelfde geldt voor arbeiders; hebben zij dezelfde toegang tot informatie die je kantoormedewerkers genieten? Zo niet, inventariseer de gaps per communicatiekanaal.
   
   Ga na of je kanalen interactie mogelijk maken. Tweerichtingscommunicatie is namelijk één van de belangrijkste best practices in interne communicatie en erg belang om het engagement van werknemers te stimuleren. Het is ook een absolute noodzaak als je het succes van je interne berichtgeving wilt gaan meten. Tweerichtingskanalen bieden een forum voor interactie, zoals bevragingen, polls, 'vind ik leuks', groepsgesprekken, het geven van erkenningen, etc..
   
   Digitale kanalen komen in deze analyse vaak het beste uit de bus, omdat ze tijd- en plaats onafhankelijk kunnen worden geraadpleegd en interactie mogelijk maken. Bij digitale kanalen kan ook data gecapteerd worden, waardoor meten en rapporteren makkelijker wordt.
   
   
3. Maximaliseer je bereik
   
   Misschien wel de grootste uitdaging van allemaal: zorg ervoor dat je iedere medewerker kan bereiken, altijd en overal. Als je niet iedereen kunt bereiken kan je interne berichtgeving nooit succesvol zijn. 
   
   Voor kantoormedewerkers is dit meestal niet moeilijk, aangezien de meesten van hen altijd en overal toegang hebben tot de interne informatiebronnen. Maar dat is niet altijd zo bij arbeiders. Het is belangrijk dat ook arbeiders de mogelijkheid hebben om berichten te lezen of te bekijken wanneer ze willen en waar ze willen. Vooral in geval van crisis is dit een belangrijk gegeven.
   
   
4. Meet het succes van je interne communicatie
   
   Na het optimaliseren van je kanalen en het maximaliseren van je bereik, is het tijd om data te verzamelen. Veelgebruikte criteria om het succes van interne communicatie te bepalen zijn het bereik, de leespercentage en de mate van interactie en betrokkenheid.
   
   Interactie en betrokkenheid kan bestaan uit een 'vind ik leuk', een reactie of een opmerking, maar kan het best gemeten worden door te kijken naar het gedrag en het sentiment van medewerkers. Je kan polls en enquêtes inzetten om feedback te vergaren en na te gaan hoe het sentiment en de betrokkenheid in de loop der tijd evolueert.
   
   Het is belangrijk om een mix van enerzijds harde gegevens (bereik- en leespercentages) en anderzijds werknemerssentiment (via polls en enquêtes) te verzamelen om een duidelijk beeld te krijgen van hoe je interne berichtgeving werkelijk presteert.
   
   
5. Benchmark, test en optimaliseer 
   
   Eens je je kanalen, bereik en meetcriteria op orde hebt, kan je beginnen met het benchmarken van het succes ervan. Van daaruit kan je beginnen met het testen van nieuwe onderwerpen of kanalen, en het continu verbeteren van de betrokkenheid. Alleen door te testen en te analyseren kan je je interne communicatie écht gaan verbeteren. 
   
   Wees ook niet bang om slechtere prestaties te (h)erkennen. Als uit de statistieken blijkt dat één van je kanalen niet goed werkt kan je overwegen dat kanaal te elimineren en tijd, geld en moeite te investeren in de kanalen die wel goed werken. 
   
   

CONCLUSIE

Het beste advies dat we kunnen geven is om data te verzamelen waar en wanneer je maar kunt. Betrek er ook zeker andere afdelingen bij, zoals IT of HR, om de gegevensverzameling te maximaliseren. HR-teams zijn bijvoorbeeld perfect in staat om retentie- en verloopcijfers te beoordelen, cijfers die positief beïnvloed kunnen worden door goede interne communicatie. IT kan dan weer helpen bij het opzetten van methoden voor datacaptatie. Hoe meer gegevens je verzamelt, hoe meer inzichten je hebt.

Vooraleer je nieuwe interne communicatiekanalen afzonderlijk begint op te zetten, overweeg dan zeker eerst een all-in-one intern communicatieplatform zoals Meet Roger. Dergelijk platform biedt al het bovenstaande aan in één eenvoudige oplossing, met een duidelijk data dashboard dat alle gegevens rond bereik, leespercentages, sentiment en engagement helder en gestructureerd weergeeft! 😉 

Benieuwd hoe het wekt? We tonen het je graag aan de hand van een live demo!